Mainīta elektronisko dokumentu iesniegšanas kārtība

Mainīta elektronisko dokumentu iesniegšanas kārtība

2023.gada 1.jūlijā spēkā stājās vairākas izmaiņas, tostarp saistībā ar ar grozījumiem Komerclikumā (KL). Piemēram, sākot ar 2023.gada 1.jūliju saskaņā ar KL 187.panta 5.daļas 6.punktā noteikto dalībnieku reģistra nodalījumā obligāti ir jānorāda katra dalībnieka daļu kategorija (ja sabiedrībai ir vairākas daļu kategorijas), skaits, nominālvērtība un no daļām izrietošo balsu skaits. Dalībnieku daļu kategorija jānorāda, pamatojoties uz KL 186.1pantā noteikto, tādējādi gadījumā, ja sabiedrības dalībniekiem pieder daļas, kurām statūtos nav nostiprinātas balsstiesības, var arī mainīties no daļām izrietošo balsu skaits.

Svarīgas izmaiņas ir ieviestas arī daļu apmaksas norādīšanā dalībnieku reģistra nodalījumā sabiedrībām ar ierobežotu atbildību (SIA). Ņemot vērā, ka KL vairs neparedz gadījumus, kuros UR varētu iesniegt dokumentus, ja pamatkapitāls nav ticis apmaksāts pilnā apmērā, nevienā no gadījumiem – ne dibinot jaunu SIA, ne palielinot SIA pamatkapitālu – dalībnieku reģistra nodalījumā nebūs jānorāda precīzs daļu apmaksas veikšanas datums, bet tikai daļu apmaksas stāvoklis (KL 187.panta 5.daļas 7.punkts un 6.daļas 5.punkts). Joprojām spēkā paliek nosacījums, ka obligāti jāpievieno dokumenti, kas apliecina pamatkapitāla apmaksu, piemēram, maksājumu pakalpojuma sniedzēja izziņa vai cits maksājumu pakalpojuma sniedzēja izdots dokuments par pamatkapitāla apmaksu.

Jauns portāls, jauna kārtība

Gatavojoties plānotajām izmaiņām dokumentu iesniegšanas kārtībā, UR jau savlaicīgi bija izvietojis informāciju, nosakot arī pārejas periodu, kura ietvaros dokumenti elektroniski bija iesniedzami divos veidos:

  • portālā Latvija.gov.lv jeb līdzšinējā dokumentu iesniegšanas veidā;
  • jaunajā pakalpojumu portālā Registrs.ur.gov.lv.

Pārejas periodam noslēdzoties, vairs nav iespējams iesniegt elektroniskā formā parakstītus dokumentus, izmantojot pakalpojumu portālu Latvija.gov.lv.

Jauna valsts nodevu samaksas kārtība

Šobrīd, izmantojot jauno pakalpojumu portālu – aizpildot informāciju par nepieciešamo pakalpojumu un pievienojot dokumentus elektroniski – valsts nodevas apmaksa ir veicama pēdējā posmā, kur automātiski tiek aprēķināts valsts nodevas apmērs un norādīti pārskaitīšanai nepieciešamie rekvizīti.

Vienlaikus šāda apmaksas kārtība paildzina dokumentu reģistrācijas procesu, jo tas ir iespējams vien tad, kad iestāde var pārliecināties, ka valsts nodeva ir ieskaitīta Valsts kases kontā. Līdz šim atsevišķās situācijās, piemēram, veicot maksājumus no ārvalstu bankām un zinot, ka maksājuma izpilde var aizņemt ilgāku laiku, no aizkaves varēja izvairīties, valsts nodevu apmaksājot jau savlaicīgi, piemēram, dokumentu izstrādes procesā. Iepriekš aprakstītās izmaiņas ietekmē dokumentu izskatīšanas termiņu.

Vienlaikus tiek saglabāta iespēja, ka dokumentus uzņēmuma vārdā iesniedz cita (trešā) persona. Šai personai ir iespēja vai nu nokopēt maksājuma rekvizītus vai arī nosūtīt hipersaiti, kuru atverot ir iespējams piekļūt maksājuma rekvizītiem un uzņēmuma amatpersonām. Tā tiek nodrošināts, ka trešajām personām nav par saviem līdzekļiem jāveic valsts nodevu apmaksa uzņēmumu vārdā. Jāņem vērā, ka portāla uzģenerētā hipersaite ir derīga vienai personai, to atverot vienu reizi un uzreiz veicot maksājumu, pēc tam tā kļūst nederīga maksājuma veikšanai. Ja saite jau tikusi atvērta, bet maksājums nav veikts, portālā tā ir jāģenerē atkāroti.

Valsts nodevu apmaksa praksē

Nodevas apmaksa ir fundamentāli svarīga, lai dokumentus varētu iesniegt portālā. Gadījumā, ja tā ir apmaksāta ārpus portāla, par elektroniski parakstīto dokumentu iesniegšanas kārtību ir jāsazinās ar UR. Tas pats ir attiecināms uz situācijām, kurās dokumenti tiek iesniegti daļēji papīra, daļēji elektroniskā formātā – ja valsts nodeva kļūdas pēc ir apmaksāta ārpus jaunā pakalpojuma portāla, papīra formātā esošie dokumenti, tāpat kā līdz šim ir iesniedzami UR, nosūtot tos pa pastu vai ievietojot UR izvietotajā pastkastē. Par elektroniskā formātā esošo dokumentu iesniegšanu ir jāsazinās ar UR.

Turpretī, ja valsts nodevu ir plānots apmaksāt jaunajā pakalpojuma portālā, tad papīra formātā esošos dokumentus var iemest UR pastkastītē, savukārt elektroniski pieejamos – iesniegt, izmantojot jauno pakalpojumu portālu. Vienlaikus, ieteicams sagatavot pavadvēstules, ko pievienot gan papīra formātā iesniegtajiem dokumentiem, gan elektroniskajā formātā. Tās potenciāli atvieglotu UR darbu, palīdzot izprast, ka iesniegtie dokumenti ir jāskata kopā.

Uzlabojumi turpinās

Atbilstoši publiski pieejamai informācijai, jaunajā portālā turpmākajos mēnešos būs pieejama pakāpeniska dokumentu ģenerēšana, kas būs attiecināma uz vienkāršākajām situācijām, piemērojot standarta risinājumi. Tāpat UR norāda, ka ir paredzēts visus tematiski atšķirīgos e-pakalpojumus, piemēram, arī komercķīlu reģistrāciju, kas šobrīd veicama atsevišķā portālā, apvienot vienā sistēmā.

Pārejas periods, ja izmaiņas jau uzsāktas

Līdz ar izmaiņām regulējumā ir iespējamas situācijas, kurās lietotāji izmaiņas ir sākuši reģistrēt, izmantojot iepriekšējo pakalpojumu portālu, taču to reģistrācijas atlikšanas gadījumā process ir jāturpina jaunajā pakalpojumu portālā. Izmantojot Registrs.ur.gov.lv, ir iespējams iesniegt tikai izmaiņas, kas attiecībā uz konkrētu SIA tiek sniegtas pirmo reizi.

Ja dokumenti tikuši iesniegti, izmantojot Latvija.gov.lv, bet ir ticis saņemts lēmums par izmaiņu reģistrēšanas komercreģistrā atlikšanu, dokumentus atkārtoti nav iespējams iesniegt iepriekšējā veidā, bet tos nevar iesniegt, izmantojot jauno platformu. Pagaidām nekāda sinhronizācija starp abiem dokumentu iesniegšanas veidiem nav notikusi, visticamāk arī nenotiks, tāpēc gadījumos, kad valsts notārs pieņēmis lēmumu par izmaiņu reģistrēšanas atlikšanu, dokumenti atkārtotai izskatīšanai jānosūta uz UR e-pastu.

Tāpat, ja ir nepieciešams maksāt papildu valsts nodevu, tā jāsamaksā, balstoties uz iepriekšējo kārtību – izmantojot UR mājas lapā atrodamos rekvizītus valsts nodevas samaksai un nosūtot maksājuma uzdevumu, kas apliecina valsts nodevas samaksu, uz e-pastu. Lai dokumentus varētu identificēt ātrāk, nepieciešams norādīt to lietas numuru, kas ticis piešķirts iepriekš, iesniedzot dokumentus Latvija.gov.lv platformā.
Ja dokumentus atkārtotai izskatīšanai vēlas iesniegt papīra formātā, tie jānosūta vai nu pa pastu uz UR juridisko adresi vai arī jāievieto UR pastkastītē uz vietas. Abos gadījumos papildus jāpievieno arī iesniegums brīvā formā, kurā lūgts atkārtoti izskatīt iesniegtos dokumentus, norādot iepriekš piešķirto lietas numuru. Šajā gadījumā dokumentu iesniegšanas kārtība nemainās.

Savukārt, ja daļu no dokumentiem vēlas iesniegt elektroniskā formā, daļu papīra formātā, tad tos dokumentus, kas ir elektroniskā formātā, ir jānosūta uz UR e-pastu, bet ar dokumentiem papīra formātā jārīkojas tāpat kā aprakstīts iepriekš. Šajā gadījumā abu dokumentu komplektiem jāpievieno attiecīga pavadvēstule, kas ļautu UR tos identificēt un pievienot pie konkrētās lietas.

Dokumentu iesniegšanas kārtība nemainās tiem dokumentiem, kas agrāk bija jānosūta uz UR e-pastu, un tos nevarēja iesniegt, izmantojot e-pakalpojumu, kas bija pieejams Latvija.gov.lv. Kā viens no piemēriem ir visi dokumenti, kas ir saistīti ar reorganizāciju reģistrēšanu. Šie dokumenti joprojām ir jānosūta uz UR e-pastu, iepriekš veicot valsts nodevu apmaksu, izmantojot UR mājas lapā atrodamos rekvizītus, un pievienojot maksājuma uzdevumus par konkrēto valsts nodevu apmaksu.

Situācijā, ja valsts notārs pieņēmis lēmumu par atteikumu veikt izmaiņu reģistrāciju komercreģistrā, bet SIA tā rezultātā ir palikusi neizmantota valsts nodeva, kas minēta konkrētajā valsts notāra lēmumā, SIA citu dokumentu komplektu var iesniegt, izmantojot UR e-pastu un pavadvēstulē norādot, ka vēlas, lai valsts notārs, izskatot dokumentus, izmanto valsts nodevu, kas samaksāta iepriekš, lietā, kuras kontekstā saņemts atteikums izmaiņu reģistrēšanai komercreģistrā.

Uzsākot darbu portālā

Gadījumā, ja elektroniskā formātā veidotus dokumentus UR tiek plānots sniegt pirmoreiz, jāatceras, ka portāls vēl un salīdzinoši jauns, tāpēc sistēma reizēm varētu nedarboties tā, kā tai vajadzētu.

Uzsākot darbu, jāpievērš uzmanība tam, vai ir izvēlēta konkrētajai situācijai atbilstoša pārstāvētā persona. Portāls piedāvā izvēlēties gan fiziskas personas, gan arī visu uzņēmumu, kuros personai ir piešķirtas pārstāvniecības tiesības, profilus. Izmaiņas, kas veiktas, izmantojot vienas personas profilu, nav iespējams sameklēt caur citu profilu, kam persona var būt piesaistīta, piemēram, ja persona ir valdes loceklis dažādos uzņēmumos.

Problēmas var rasties, iesniedzot izmaiņas, kas skar pašas fiziskās personas statusa maiņu attiecīgajā sabiedrībā, piemēram, ja tiek iesniegti dokumenti valdes locekļa maiņai, tie atceltajam valdes loceklim vairs nav pieejami, jo pēc izmaiņu reģistrēšanas, persona zaudē pārstāvības tiesības un pieeju tās iepriekšējam profilam. Dokumentus, kas var attiekties uz citām sabiedrībām, portālā var iesniegt arī caur savu fiziskās personas profilu. Vienīgais ierobežojums – no konkrētas juridiskās personas profila sniegt portālā dokumentus par citu juridisko personu.

Tāpat uzmanība ir jāpievērš arī kontaktinformācijas ievadei – ir pareizi jānorāda e-pasts un telefona numurs, jo pēc to ievades sistēmā uz abiem tiks nosūtīts verifikācijas kods, kas ļaus apstiprināt piekļuvi iepriekš norādītajiem saziņas līdzekļiem. Telefona numura verifikācija notiek katrā pieslēgšanās reizē.

Dokumentu iesniegšanas apstiprinājums, līdzīgi kā līdz šim, ir UR e-pasta paziņojums. Gadījumā, ja šāds e-pasts nav atnācis, portālā ir jāpārbauda dokumentu statuss. Mēdz gadīties, ka dokumentu iesniegšana portālā nav reģistrēta līdz galam, bet šis fakts paslīd garām nepamanīts. Arī jaunā valsts nodevu apmaksas kārtība var ietekmēt termiņu, kad dokumenti no portāla tiek pārsūtīti izskatīšanai UR. Savukārt gadījumos, kad valsts nodevu apmaksu veic cita persona, dokumenti tiks automātiski pārsūtīti UR tikai pēc maksājuma veikšanas. Par precīzu brīdi, kad tie tiek pārsūtīti tālākai izskatīšanai UR, liecina tikai saņemtais apstiprinājuma e-pasts.
Reizēm pēc samaksas veikšanas tehnisku problēmu dēļ portāls automātiski nereģistrē dokumentu statusa maiņu, proti, statuss paliek atzīmēts kā "procesā" un netiek pārsūtīts UR tālākai izskatīšanai. Tādos gadījumos dokumenti kopā ar maksājuma uzdevumu par valsts nodevas samaksu un attēlu, kur redzams, ka dokumenti tikuši iesniegti portālā, jānosūta uz UR e-pastu.

UR valsts notāra pieņemtais lēmums konkrētajā lietā būs pieejams portālā, tajā profilā, no kura tika iesniegti dokumenti, kā arī tiks nosūtīts uz sabiedrības e-adresi, ja ir aktivizēta. Tikai gadījumos, kad sabiedrībai nav aktivizēta e-adrese, lēmums tiks nosūtīts uz veidlapā norādīto e-pasta adresi.