Lai organizācija sasniegtu augstus mērķus, vispirms tie ir jādefinē, bet pēc tam – ar tiem jāiepazīstina darbinieki. Katram iesaistītajam darbiniekam jāsaprot, ko organizācija vēlas panākt un kāds ir katra individuālais ieguldījums kopējo mērķu sasniegšanā. Amata apraksts ir instruments, kas palīdz darbiniekiem darīt pareizās lietas, nosakot tiem skaidrus mērķus un izvirzot saprotamas prasības.
Amata apraksts ir viens no nozīmīgākajiem elementiem uzņēmuma personālvadības sistēmā, jo tas veido detalizētu aprakstu par uzņēmumā esošajām funkcijām un procesiem dažādos departamentos, to veikšanai nepieciešamo resursu nodrošinājumu un noslodzi. Amata apraksts ir vitāli svarīgs uzņēmuma darba organizēšanai, darba izpildes analīzei un vērtēšanai, darbinieku atlases procesam (palīdz formulēt prasības pretendentam un iepazīstināt jauno darbinieku ar pienākumiem), kā arī apmācību plānošanai.
Kas noteikts normatīvajos aktos?
Latvijas normatīvo aktu bāze ir diezgan demokrātiska attiecībā uz amata apraksta izstrādāšanas kārtību privātā biznesa vajadzībām. Tāds termins kā "amata apraksts" Darba likumā (DL) vispār netiek lietots. Vien DL 40.panta 2.daļas 5.punktā noteikts, ka darba līgumā jānorāda darbinieka arods, amats, specialitāte (atbilstoši Profesiju klasifikatoram) un vispārīgs nolīgtā darba raksturojums.
Savukārt valsts pārvaldes iestādēm normatīvajos aktos strikti noteikts, kā izstrādājams amata apraksts. Valsts civildienesta likuma 20.panta 1.daļā norādīts, ka ierēdņa amata pienākumi tiek noteikti amata aprakstā. Ierēdņa amata apraksta izstrādāšanas kārtību nosaka Ministru kabinets (MK).
Līdz 2017.gada 1.janvārim spēkā bija MK instrukcija Nr.5 "Ierēdņa amata apraksta izstrādāšanas kārtība", kas diezgan precīzi norādīja ierēdņa amata apraksta izstrādāšanas kārtību valsts pārvaldes iestādēs. Pēc tam valsts pārvaldes iestādes amata apraksta izstrādē vadījās pēc MK noteikumiem Nr.1075 "Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs", kas zaudēja spēku 2022.gada 1.jūlijā. Šobrīd valsts un pašvaldību institūcijas amata aprakstus izstrādā atbilstoši MK noteikumiem Nr.262 "Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs, amatu klasifikācijas un amatu apraksta izstrādāšanas kārtība".
Lai arī MK noteikumi Nr.264 "Noteikumi par Profesiju klasifikatoru, profesijai atbilstošiem pamatuzdevumiem un kvalifikācijas pamatprasībām" (aktualizēts 2022.gada 8.aprīlī) izdoti ar mērķi nodrošināt starptautiskai praksei atbilstošu darbaspēka uzskaiti un salīdzināšanu, praksē novērojams, ka uzņēmējdarbībā amata apraksta izveidei par pamatu tiek ņemtas vadlīnijas no Profesiju klasifikatora un valsts un pašvaldību institūciju amata aprakstu izstrādāšanas noteikumiem, tās attiecīgi pielāgojot konkrētā uzņēmuma vajadzībām.
Profesiju klasifikators sniedz priekšstatu par profesijas (aroda, amata, specialitātes) pamatuzdevumiem un kvalifikācijas pamatprasībām: kas darbiniekam jāzina un jāprot, par ko darbinieks atbild un kāda ir vēlamā izglītība.
Ar ko jāsāk?
Labi izveidots amata apraksts rada reālistisku priekšstatu par veicamo darbu un atbild uz jautājumu "Ko cilvēks šajā lomā patiesībā dara?" Amata apraksts ne tikai raksturo amata pienākumus, tas nosaka pamatu, kāds darbinieks uzņēmumam ir vajadzīgs. Amata aprakstā precīzi jāatspoguļo amata pienākumi un atbildība.
Ideālā vidē jāsāk ar amata "stūrakmeņu" noteikšanu: kāpēc amats eksistē, kādas ir amata galvenās atbildības jomas, un kāpēc tiek veikti visi atsevišķie uzdevumi? Uz šiem jautājumiem svarīgi atbildēt īsi, kodolīgi, neanalizējot tos sīkākās detaļās, bet nodefinējot galvenos pienākumus. Galvenie pienākumi nav kompetence – uzsvars pienākumu definēšanā tiek likts uz iznākumu, nevis darba veikšanas procesu. Pēc tam, kad ir definēti galvenie darba pienākumi, jādefinē to izpildes standarti: sagaidāmais rezultāts un snieguma novērtējums. Tas ir arī svarīgs elements taisnīgas kompensācijas sistēmas uzturēšanā un tiesiskās atbilstības nodrošināšanā.
Galvenajos darba pienākumos sniegta informāciju, kas nepieciešama, lai klasificētu amatu, nevis personu; tādējādi tiem ir jābūt "neitrāli vēsturiskiem" un tie nedrīkst tikt balstīti uz kāda konkrēta, iepriekš amatā nodarbināta darbinieka zināšanām, prasmēm, spējām vai veikumu.
Sadaļā par izglītību, pieredzi un kvalifikāciju nepieciešams uzskaitīt minimālo līmeni, kas nepieciešams konkrētā amata/darba pienākumu izpildei. Ja darba devējs uzskata, ka darbiniekam pienākumu veikšanai ir vajadzīga specifiska kvalifikācija – to obligāti nepieciešams norādīt.
Amata apraksts ir darba kopsavilkums, kurā definēti pienākumi, darbības un kvalifikācija, kas saistīti ar konkrēto amatu organizācijā. Parasti personāla vadītājs (vai speciālists) veic darba analīzes procesu bieži vien kopā ar darba devēju, lai noteiktu katra amata pienākumus un izveidotu skaidrus amata aprakstus atbilstoši uzņēmuma vajadzībām.
No kā izvairīties?
Dokumentā nevajadzētu iekļaut visas detaļas par to, kā un kāds darbs tiek veikts, lai tas būtu noderīgs arī tad, ja notiek nelielas izmaiņas. Šādā gadījumā darba devējs tiesīgs izmantot DL 56.panta 1.daļā noteiktās tiesības – ar saviem rīkojumiem darba līguma ietvaros var precizēt darbinieka darba pienākumus. Savukārt, ja darba devējs vēlas būtiski mainīt amata aprakstā noteikto, svarīgi ievērot DL 25.nodaļā minēto kārtību par darba līguma grozīšanu.
Visbiežāk praksē novērojams, ka amata apraksts tiek pievienots darba līgumam kā pielikums. Amata aprakstā iekļauto informāciju var ietvert arī darba līguma pamatredakcijā. Taču ir gadījumi, kad darba devēji amata aprakstā ietveramās ziņas norāda citos organizācijas iekšējos dokumentos, piemēram, iekšējos darba kārtības noteikumos. Manuprāt, šāda prakse nav atbilstoša DL normām, jo DL 40.panta 2.daļas 5.punktā ietvertais nosacījums, darba līgumā norādīt vispārīgu nolīgtā darba raksturojumu, ir obligāts, līdz ar to izslēdz iespēju šos nosacījums iekļaut citos dokumentos, ja vien tie nav noformēti kā darba līguma pielikumi.
Tā nav formalitāte!
Amatu aprakstiem ir būtiska nozīme darbā pieņemšanas procesā. Darba devējs vai personāla atlases speciālists šajā procesā izmanto amata aprakstus, lai mudinātu pareizos kandidātus pieteikties vakantajam amatam. Amata apraksts palīdz personāla atlases speciālistiem sasniegt labākos kandidātus, un amata aprakstā iekļautos punktus parasti izmanto kā pamatu intervijas jautājumiem. Darba sludinājums pamatā arī sastāv no amata apraksta bāzes nosacījumiem, līdz ar to jau pirmajā posmā ļauj kandidātiem saprast, kas tiek sagaidīts no viņiem.
Manuprāt, darba devēji nenovērtē amata apraksta patieso nozīmi, tāpēc praksē novērojams, ka amata apraksti uzrakstīti formāli, pienākumi ir neskaidri, savstarpēji pretrunīgi, neidentificējot atbildības jomas un apjomus.
Darba tiesisko attiecību strīdus gadījumā neskaidri izveidots amata apraksts apgrūtina darba devēja tiesības saukt darbinieku pie atbildības par tiešo darba pienākumu nepildīšanu un darba tiesisko attiecību izbeigšanu, pamatojoties uz DL 101.panta 1.daļas 2., 3., 4., 5., 6. un 7.punktu. Tāpat amata aprakstam ir liela nozīme darbinieku skaita samazināšanas gadījumā, ļaujot darba devējam skaidri nošķirt līdzīgus vai atšķirīgus amatus un skaidri izvērtēt, kuram no darbiniekam ir priekšrocība turpināt darba attiecības.
Līdz ar to, secināms, ka kvalitatīvi izstrādāts amata apraksts ir bāzes dokuments uzņēmuma stratēģisko mērķu sasniegšanā, kā arī ieņem būtisku lomu pierādījumu nodrošināšanā darba tiesisko strīdu gadījumā.