Darbinieks ir veicis pārkāpumu darba laikā un par to uzrakstījis paskaidrojumu. Cik ilgi darba devējam ir jāsaglabā darbinieka paskaidrojums personāla lietā par pārkāpumu? Vai ir nepieciešams to glabāt ilgāk par vienu gadu?
Laba dokumentu pārvaldība, kas ietver sevī arī dokumentu sakārtošanu un normatīvo aktu prasībām atbilstošu dokumentu saglabāšanu, ir viens no efektīvas organizācijas vadīšanas priekšnoteikumiem. Par pamatprasībām dokumentu un arī arhīvu pārvaldībai Latvijā rūpējas Arhīvu likums un uz tā pamata izdotie Ministru kabineta (MK) noteikumi, kā arī atsevišķos gadījumos konkrētu dokumentu glabāšanas ilgums tiek noteikts speciālos, attiecīgajai jomai atbilstošos normatīvajos tiesību aktos.
Jānorāda, ka Arhīvu likuma regulējums institūcijām un privātpersonām ir atšķirīgs, savukārt no uzdotā jautājuma nav skaidrs, vai jautājums uzdots no publisko vai privāto tiesību perspektīvas. Neskatoties uz atsevišķām atšķirībām, normatīvie akti gan publiskajām institūcijām, gan privātpersonām privāto dokumentu pārvaldībā uzliek par pienākumu saglabāt dokumentus ar arhīvisku vērtību, tostarp nosaka glabāšanas termiņus personas darba vai dienesta gaitu apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība.
Dokumenti ar arhīvisku vērtību
MK noteikumi Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem" paredz 12 dažādu personas darba gaitu apliecinošu dokumentu ar arhīvisku vērtību uzskaitījumu:
- dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri;
- darbinieku saraksti ar ieņemamā amata norādi, ja tādi tiek sagatavoti;
- amata un darbu apraksti;
- uzņēmuma līgumi, uzņēmuma līgumu grozījumi un to reģistri;
- atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ;
- līdz 1996.gada 31.decembrim izdotie rīkojuma dokumenti par bērna kopšanas atvaļinājumiem un to reģistri;
- nepieprasītās darba grāmatiņas un to reģistri;
- darba koplīgumi, dokumenti par to grozījumiem un izbeigšanu;
- darbinieku kopsapulces (konferences) protokoli;
- kolektīva tiesību vai kolektīva interešu strīda izšķiršanas dokumenti;
- autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana;
- valsts pārvaldes institūciju pārskata dokumenti par ārvalstu komandējumiem, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi.
MK noteikumi Nr.690 paredz arī konkrētus dokumentu glabāšanas termiņus. Piemēram, no augstāk minētā saraksta dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu ir glabājami 90 gadus kopš tajā minēto personu dzimšanas vai 75 gadus, ja personu dzimšanas datums nav zināms, vai arī lietā ir arhivēti dokumenti par vairākām personām, vai arī arhivēto dokumentu izņemšana no lietas prasa nesamērīgas pūles.
Minētajā uzskaitījumā pie personas darba gaitu apliecinošiem dokumentiem ar arhīvisku vērtību nav atrodami dokumenti, kas būtu attiecināmi uz darbinieka lietā iekļautajiem paskaidrojumiem par pārkāpumiem vai citiem darbinieka disciplinārlietas materiāliem, attiecīgi diezgan droši var apgalvot, ka šiem dokumentiem nav arhīviska vērtība personas darba gaitas apliecināšanai un nav nepieciešams uzglabāt šos dokumentus tik ilgi, cik citus darbinieka personas lietā esošos dokumentus. Praksē gan šādus dokumentus automātiski ievieto personas lietā, un attiecīgi glabā arī tikpat ilgi.
Dokumentu glabāšanas termiņi
Dokumentus pēc to glabāšanas termiņa var iedalīt uz laiku un pastāvīgi glabājamos dokumentos. Uz laiku glabājamie dokumenti tiek glabāti vai nu īslaicīgi līdz 10 gadiem, vai arī ilgstoši virs 10 gadiem. Pastāvīgi glabājamie dokumenti tiek glabāti mūžīgi. Savukārt, arhīviski vērtīgos dokumentus ir nepieciešams glabāt vai nu ilgstoši, tas ir, virs 10 gadiem, bet ne mūžīgi, vai arī pastāvīgi jeb mūžīgi.
Daļai dokumentu normatīvie akti nosaka to glabāšanas termiņu, taču daļai dokumentu uzņēmumam pašam ir jāizvērtē to glabāšanas ilgums un pēc būtības jāizlemj, cik ilgi glabāt vai neglabāt attiecīgos dokumentus. No Darba likuma (DL) 90.panta izrietošais darbinieku disciplinārlietu regulējums un piemērojamie disciplinārsodi ir atrodami tikai DL, un atsevišķs normatīvais akts neparedz darbinieku disciplinārlietu regulējumu tiesiskajās attiecībās, kuras regulē DL. Attiecīgi nedz DL, nedz kādos uz DL pamata izdotajos MK noteikumos nav atrodams konkrēts termiņš, kādā ir glabājami ar darbinieka disciplinārlietu saistītie dokumenti, un šo dokumentu glabāšanas termiņu pēc būtības var izlemt organizācija pati.
MK noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" paredz kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai. Vienlaikus jāuzsver, ka šo noteikumu ievērošana ir obligāta publiskām institūcijām, privātai organizācijai šo noteikumu piemērošana privāto dokumentu un arhīvu pārvaldībai ir brīvprātīga. Praksē gan privātās organizācijas ļoti bieži savu dokumentu pārvaldībā vadās no MK noteikumos Nr.748 noteiktā.
Atbilstoši MK noteikumiem Nr.748 dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus nosaka, ievērojot šādus kritērijus:
- normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš;
- institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš;
- Arhīvu likuma 8.panta 1.daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji.
Attiecīgi par būtisku apstākli dokumenta glabāšanas termiņa noteikšanai ir atzīstams tas, cik ilgstoši šis dokuments ir nepieciešams institūcijas funkciju nodrošināšanai. Tāpat arī, nosakot dokumentu glabāšanas termiņu un arhīviski vērtīgos dokumentus, institūcijas var izmantot Latvijas Nacionālā arhīva izstrādātos un Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļa vietnē publiski pieejamos tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstus.
Darbinieka disciplinārlietu regulējums
Situācijā, kad darbinieks ir pieļāvis noteiktās darba kārtības vai darba līguma pārkāpumu, par to darbiniekam var tikt piemērots disciplinārsods. Pirms piezīmes vai rājiena izteikšanas darba devējam ir pienākums rakstveidā iepazīstināt darbinieku ar viņa izdarītā pārkāpuma būtību un pieprasīt no viņa rakstveida paskaidrojumu par izdarīto pārkāpumu.
Atbilstoši DL 90.panta 3.daļai piezīmi vai rājienu izsaka ne vēlāk kā viena mēneša laikā no pārkāpuma atklāšanas dienas, neieskaitot darbinieka pārejošas darbnespējas laiku, kā arī laiku, kad darbinieks ir atvaļinājumā vai neveic darbu citu attaisnojošu iemeslu dēļ, bet ne vēlāk kā 12 mēnešu laikā no pārkāpuma izdarīšanas dienas. Savukārt piemēroto piezīmi vai rājienu darbiniekam ir tiesības prasīt atcelt mēneša laikā no piezīmes vai rājiena izteikšanas dienas. Ja septiņu dienu laikā, izskatot sūdzību par piezīmes vai rājiena atcelšanu, darba devējs pieņem lēmumu piezīmi vai rājienu neatcelt, darbiniekam ir tiesības celt prasību tiesā viena mēneša laikā no dienas, kad saņemts attiecīgais darba devēja lēmums. Ja gada laikā no piezīmes vai rājiena izteikšanas dienas darbiniekam nav izteikta jauna piezīme vai rājiens, viņš uzskatāms par disciplināri nesodītu.
Faktiski gada laikā pēc disciplinārsoda piemērošanas darbinieks varētu tikt uzskatīts par disciplināri nesodītu. Attiecīgi secināms, ka darbinieku disciplinārlietu ietvaros sastādītie dokumenti, tai skaitā, darbinieka paskaidrojumi, varētu zaudēt savu aktualitāti pēc minētā termiņa, ja vien konkrētā strīda ietvaros joprojām nenorisinās tiesvedība. Turklāt, tā kā šādiem dokumentiem nav arhīviskās vērtības, to glabāšanas termiņš atbilstoši Arhīvu likumam būtu nosakāms kā īslaicīgs jeb līdz 10 gadiem. Taču konkrēti glabāšanas termiņi nosakāmi katra uzņēmuma ietvaros, izstrādājot atbilstošu lietu nomenklatūru.
Avots: iTiesības