This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our PRIVACY POLICY for more information on the cookies we use and how to delete or block them.
Publikācija:

Kreditoru un debitoru inventarizācija un salīdzināšanas akti

28 oktobris 2019

Pienācis rudens, tuvojas ziema. Daudziem tuvojas arī gada pārskatu gatavošanas laiks un līdz ar to arī inventarizācijas – ne tikai pamatlīdzekļu, krājumu un skaidrās naudas atlikumu, bet arī saistību un prasību inventarizācija. Tas ir viens no sagatavošanās darbiem, lai pārliecinātos, ka gada pārskatā ietvertā informācija atbilst realitātei.

Parādu un saistību inventarizācija paredzēta likumā “Par grāmatvedību” un Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”, kuru 48.punktā noteikts, ka ar debitoriem un kreditoriem ir jāsalīdzina prasījumu un saistību summas.

Kam jāsūta vēstules?

Lai salīdzinātu atlikumus ar debitoriem un kreditoriem, tiek sūtītas savstarpējo atlikumu salīdzināšanas vēstules par atlikumu uz konkrētu datumu, piemēram, uz 2019.gada 31.decembri. Ja mātes sabiedrība ir noteikusi ļoti agrus gada pārskata iesniegšanas termiņus, sabiedrība var sagatavot un izsūtīt vēstules par atlikumiem uz 31.oktobri vai 30.novembri, lai līdz gada pārskata sagatavošanai būtu ne tikai izsūtītas vēstules, bet arī saņemtas atbildes. Reizēm vēstulēs iekļauj arī informāciju par konkrētajā laika periodā, piemēram, 2019.gadā, debitoram nosūtīto preci vai sniegtajiem pakalpojumiem vai kreditoram – par saņemto preci vai pakalpojumiem.

Esmu dzirdējusi viedokli, ka vēstules ir jāsūta tikai sabiedrības debitoriem. Teorētiski, ja visas sabiedrības izsūtītu atlikumu salīdzināšanas vēstules visiem debitoriem, tad pašas pretī saņemtu atlikumu salīdzināšanas vēstules no visiem kreditoriem, un visi atlikumi – gan debitoru, gan kreditoru – būtu salīdzināti. Taču reālajā dzīvē tā nenotiek, tāpēc jāsūta vēstules gan debitoriem, gan kreditoriem.

Kā sūtīt vēstuli?

Daudzās grāmatvedības uzskaites programmās ir iespēja automātiski sagatavot salīdzināšanas vēstules un nosūtīt tās uz norādītajām klientu e-pasta adresēm, un praktiski visās no tām var sagatavot konta atlikumu uz konkrētu datumu. Ja ir pārliecība, ka programmā precīzi atspoguļota visa informācija par izsūtītajiem un saņemtajiem rēķiniem un saņemto un samaksāto naudu līdz konkrētā perioda beigām, tad “ar vienu klikšķi” visiem debitoriem un/vai kreditoriem var izsūtīt vēstules par atlikumu salīdzināšanu. Tad ir vienalga, vai to ir 10 vai 10 tūkstoši, jo šīs vēstules ģenerē un nosūta programma bez grāmatvežu pārāk lielas iesaistes.

Ja šādas iespējas elektroniski nosūtīt grāmatvedības uzskaites programmas automātiski ģenerētās vēstules nav, jāizvērtē reālā situācija. Ja debitoru nav pārāk daudz, tad no uzskaites programmas var izdrukāt vēstules (vai salikt nepieciešamo informāciju vēstuļu sagatavēs) visiem debitoriem, tostarp arī tiem, kuru atlikumi uz konkrēto datumu ir nulle, parakstīt tās un nosūtīt ieskenētā veidā uz klientu e-pastiem, bet oriģinālus – pa pastu. Pēdējā laikā gan aizvien vairāk tiek izmantots tikai elektroniskais pasts.

Ko darīt, ja debitoru ir ļoti daudz?

Ja ir ļoti daudz debitoru, kuriem jānosūta vēstules, atkarībā no sabiedrības saimnieciskās darbības specifikas jāizdomā kritēriji, pēc kuriem tos atlasīt. Viens no tiem varētu būt, vai ir apmaksāts rēķins/pavadzīme līdz datumam, kad tiek sagatavota vēstule. Piemēram, ja vēstules tiek gatavotas 2020.gada 20.februārī, tad jāizskata tie 2019.gada 31.decembra debitoru atlikumi, kas 2020.gada 20.februārī vēl nav apmaksāti, un no tiem jāatlasa debitori, kuriem sūtīt vēstules.

Vai arī, piemēram, ja sabiedrībai ir 6000 klientu, no kuriem 30 pārbaudāmajā laika periodā veido 90% no sabiedrības kopējā apgrozījuma, tad, manuprāt, būtu loģiski nosūtīt vēstules šiem 30 klientiem, un no pārējiem debitoru atlikumiem izveidot atsevišķu izlasi.

Kā salīdzināt atlikumu ar kreditoriem?

Ar kreditoriem ir nedaudz citādāk. Ja par debitoru atlikumiem ir skaidrs, ka visi izrakstītie rēķini/pavadzīmes uzskaites programmā ir iegrāmatoti, jo paši esam tos izrakstījuši, tad ar kreditoriem mēdz būt tā, ka atlikums var nebūt pareizs, ja kāds rēķins pa ceļam noklīdis. Tāpēc nevar vienkārši atmest tos kreditorus, kuru atlikumi ir nulle, un izveidot izlasi tikai no tiem, kuriem esam parādā. Parasti piegādātāju nav tik daudz, lai nevarētu nosūtīt vēstules visiem.

Ja tomēr to ir daudz, tad var atmest tos kreditorus, kuri preces/pakalpojumus piegādā ilgtermiņā, jo tad paši kreditori atgādinās, ka nav veikta apmaksa un var tikt pārtraukta pakalpojuma sniegšana vai preču piegāde. Piemēram, SIA “Latvijas Mobilais Telefons” izsūta atgādinājumus par neapmaksātiem rēķiniem, ja tie nav apmaksāti divu nedēļu laikā pēc rēķina apmaksas termiņa. Tātad, ja rēķins ir kaut kur pazudis, visdrīzāk tiks saņemts atgādinājums par tā apmaksu.

Vēl viens veids, kā pārliecināties, vai visi rēķini no regulāro pakalpojumu piegādātājiem ir saņemti, ir saskaitīt, cik rēķini par pārskata periodu ir iegrāmatoti. Piemēram, vai gada laikā ir iegrāmatoti 12 rēķini par telpu nomu, komunālajiem pakalpojumiem u.tml. Ja nav, tad šim kreditoram noteikti jānosūta atlikumu salīdzinājuma vēstule.

Parasti vēstules tiek nosūtītas arī galvenajiem piegādātājiem, neskatoties uz atlikuma lielumu, lai pārliecinātos, ka saņemti visi rēķini, un vienmēr atlikumi tiek salīdzināti ar radniecīgajām sabiedrībām, lai nerastos problēmas konsolidēto gada pārskatu sagatavošanas procesā. Nevajadzētu aizmirst salīdzināt datus par samaksātajiem un saņemtajiem avansiem – arī tie ir debitoru/kreditoru parādu atlikumi, kas jāsalīdzina uz gada beigām.

Ko darīt, ja nesakrīt?

Vēstules izsūtītas, atbildes saņemtas, bet atlikumi – nesakrīt! Ko tālāk? Jānoskaidro iemesls! Visbiežāk pircējs ir veicis rēķina apmaksu gada pēdējās dienās, bet piegādātājs to saņēmis jau nākamā gada pirmajās dienās. Šādā gadījumā atlikumu nesakritībai ir loģisks izskaidrojums, un ne klientam, ne sabiedrībai nav nepieciešams veikt korekcijas.

Gadās, ka atšķirības atlikumos veido piegādātāja rēķins, kas nav nonācis līdz pircēja grāmatvedībai. Tad pircējs iegrāmato šo “noklīdušo” rēķinu pareizajā laika periodā, attiecīgi palielinot kreditoru parādu summu un bilances aktīvus vai izmaksas peļņas vai zaudējumu aprēķinā (PZA).

Ja atlikumu salīdzināšanas procesā tiek konstatētas atšķirības, par kurām rodas strīds, jo, piemēram, piegādātājs ir nosūtījis preci, bet pircējs to nav pasūtījis un nav arī saņēmis, tad katrs savā bilancē norāda tos atlikumus, kādi izveidojušies saskaņā ar katra grāmatvedības uzskaites datiem. Šāda kārtība paredzēta MK noteikumu Nr.775 “Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma piemērošanas noteikumi” 156.punktā. Kad visas domstarpības ir noskaidrotas, tiek veiktas attiecīgās korekcijas.

Ko darīt, ja neatbild?

Atlikumu salīdzināšanas vēstules nosūtītas, no dažiem atbildes vēstules saņemtas, bet daži neatbild. Ko darīt? Jāizvērtē, kas nav atbildējuši. Ja, piemēram, debitoram aizsūtīta vēstule un tas apmaksā savu parādu, to var uzskatīt par apstiprinājumu vēstulei. Ja no debitora nav saņemta ne atbilde, ne arī parāda apmaksa, tad grāmatvedim, pārdošanas vadītājam vai kādam citam sabiedrības darbiniekam, kas saskaņā ar sabiedrības politiku ir atbildīgs par darbu ar nemaksātājiem, ir jāatgādina debitoram par to, ka nav saņemta atbilde uz atlikumu salīdzināšanas vēstuli, zvanot vai atkārtoti nosūtot vēstuli. Ja arī pēc tam nekas nenotiek, tad ir jāizvērtē, vai veidot uzkrājumus kā nedrošajam debitoru parādam.

Arī tad, ja nav saņemta atbilde no piegādātāja, var tam atgādināt, ka tiek gaidīta atbilde.

Lai atvieglotu sev darbu un nevajadzētu dzenāt rokā atbildes, daļa grāmatvežu atlikumu salīdzināšanas vēstulēs ieraksta aptuveni šādu teikumu: “ja atbilde netiks saņemta 10 darba dienu laikā pēc vēstules nosūtīšanas, uzskatīsim, ka piekrītat mūsu atlikumam”. Tad var mierīgi dzīvot tālāk: ja atsūtīs atbildi – labi, neatsūtīs – arī labi, jo piekrīt mūsu atlikumam. Taču ne vienmēr tā tas ir. Varētu būt, ka vēstule nosūtīta, bet debitors/kreditors to nav saņēmis, vai arī debitora uzskaitē ir lielāks atlikums, tāpēc tas laimīgi klusē, jo jāmaksā mazāka summa.

Manuprāt, labāk tomēr sūtīt vēstules bez šāda teikuma un par neapmaksātajiem rēķiniem no debitora iegūt arī atbildi. Ja būs nepieciešams pierādīt debitora parāda esamību un summu, tad vieglāk to būs izdarīt ar debitora apstiprinātu atlikumu salīdzināšanas vēstuli. Nekad nevar zināt, kad to varētu ievajadzēties. Piemēram, debitors nomaina grāmatvedi, kurš paziņo, ka neko nevar atrast, tāpēc nekādu parādu nav. Arī sagatavojot dokumentus iesniegšanai tiesā, vienkāršāk pierādīt parāda summu, ja debitors to ir apstiprinājis. Ja ir pieņemts lēmums vērsties tiesā pret nemaksātāju un viņam nosūtīta vēstule, ka, nesaņemot atbildi 10 dienu laikā, viņš piekrīt vēstulē norādītajam atlikumam, sabiedrībai jāspēj pierādīt, ka šī vēstule vispār ir nosūtīta. Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā to izdarīt, ir sūtīt ierakstītas vēstules.

Kāpēc sūtīt vēstules?

Vēstuļu sūtīšanu un atbildēšanu uz tām bieži vien grāmatveži uztver kā papildu slogu, bet pret šīm vēstulēm jāizturas nopietni. Kaut vai tikai tāpēc, ka tās kā pierādījumu var izmantot tiesā. Ja vadībai ir domstarpības ar piegādātājiem par piegādāto preču kvalitāti vai daudzumu vai saņemto pakalpojumu, tad pirms atlikuma apstiprinājuma parakstīšanas ir vērts pajautāt vadības viedokli.

Šajā jautājumā nav vienotas receptes, ko un kā darīt. Galvenais, lai gada pārskats sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu un bilancē būtu uzrādītas visas saistības pret kreditoriem, tostarp uzkrātās saistības, kā arī izveidoti uzkrājumi nedrošajiem debitoru parādiem, un PZA būtu iegrāmatoti ieņēmumi un izmaksas, kas attiecas uz pārskata periodu. Kā to nodrošināt, izlemj grāmatvedis, ņemot vērā konkrēto situāciju.